266 Petty Cash

RATIONALE: 大学可预支现金给各系，以设立零用现金基金. 零用现金用于偿还员工的小额自付部门采购. 如果一个部门有现金销售，零用现金基金可以用来兑换零钱.

POLICY: 需要现金的部门应向会计处申请预支.  当部门收到零用现金时, 基金的责任必须分配给特定的员工. 员工的主管必须通过编制现金盘点表来定期核实资金.

SCOPE AND APPLICABILITY: 此政策适用于大学所有系.

DEFINITIONS:

Custodian: 零用现金基金的个人负责人.

Petty Cash Fund: 小额现金基金，用以支付部门的小额开支.

PROCEDURES:

零用现金基金的申请和设立:

• 托管人和托管人的主管必须填写并提交“零用现金申请/偿还协议”(“协议”)给会计办公室. 申请必须包括申请的金额和部门需要零用现金基金的原因.
  
  
• 如果零用现金申请被批准, 会计处将联系托管人领取经批准的协议. 然后将这张原始表格拿到出纳窗口，在那里现金将被提供给保管人.
  
  
• If the request is denied, 会计处将建议另一种方法进行部门采购.

 Disbursements:

• 付款必须有原始收据的支持，具体说明购买的物品. 当收据不明确时, 各部门都要提供一份完整的采购说明 face 证明文件的.
  
  
• 任何单笔交易的总金额不得超过200美元. 为了规避每笔交易200美元的最高限额，购买不得分割.
  
  
• 零用现金基金的所有支出必须保存详细的日志，被报销的个人必须在日志上签字.
  
  
• Funds may not be used to make loans to Employees; nor may they be used to cash any checks.
  
  
• 零用现金必须与其他部门资金分开.e. cash receipts.
  
  
• 手头现金加上收据(用于支付支出)的总额必须始终等于预支金额.
  
  
• 所有与零用现金有关的收据和记录必须在本部门保存七年.

Replenishing:

部门可通过提交付款凭证(见付款凭证)补充零用现金基金 OU AP&P #1000 Procurement Policy) to the Cashier's Office.

• 如果一个部门停止使用零用现金基金，他们必须通知会计办公室并将现金存入出纳办公室.
  
  
• 如果监护人离开学校或转到其他部门, 零用现金基金必须通过通知会计办公室并将现金存入出纳办公室来结清. 保管员和他们的主管有责任确保这一切发生. 本基金决算的任何不符之处，可根据本协定的授权，从托管人的薪金中扣除.

Annual Audit:

各部门将被要求提交零用现金盘点表, 由保管人主管准备, 每年向会计处申报. 年度报告的截止日期是3月31日. In addition, during the year, 各部门将接受会计处事先不通知的审计.

相关政策及表格:

OU AP&P #1000 Procurement Policy

APPENDIX:

266.1 Petty Cash Count Sheet.xl

266.零用现金申请/偿还协议